4 Metode Task Management, Tak Hanya To-do List

Beli gas, menulis balasan email ke Pak Boss, memanggil tukang untuk memperbaiki atap yang bocor, mengunggah tugas si Kakak ke Google Classroom, food prep untuk MPASI si Adik, ... Banyak sekali pekerjaan yang harus dilakukan seorang ibu setiap hari! Jika tidak pandai-pandai mengaturnya, bisa-bisa banyak hal mendesak yang terlupakan atau tidak sempat dikerjakan. Itulah sebabnya, task management menjadi salah satu hal penting yang perlu dikuasai dalam manajemen waktu. 

Task management adalah proses untuk mengidentifikasi, merencanakan, dan memonitor aneka pekerjaan yang perlu dilakukan dalam sebuah periode waktu. Kita barangkali lebih familiar dengan istilah to-do list untuk menyatakan hal yang sama. Karena setiap orang memiliki gaya manajemen waktu yang berbeda, metode task management yang cocok pun mungkin akan berbeda antara satu orang dengan yang lain. 

Ada beberapa metode task management yang bisa membantu kita agar tetap on track dalam berbagai komitmen dan kewajiban yang perlu kita kerjakan. Yuk, simak berikut ini!

Checklist

to do list



Dalam metode ini, semua pekerjaan dituliskan dalam sebuah daftar sederhana yang berisi nama pekerjaan dan waktunya jika memang ditentukan. Poin pekerjaan dicoret (atau diberi tanda "checked") dari daftar ketika sudah selesai dikerjakan. Metode ini cocok digunakan jika pekerjaan kita bukan merupakan hal yang kompleks. Namun, jika pekerjaan kita terdiri dari beberapa langkah yang masing-masing perlu kita monitor perkembangannya, metode ini mungkin terlalu sederhana.  

Kanban

kanban


Metode Kanban (bahasa Jepang untuk "billboard") ditemukan oleh Toyota di tahun 1940an sebagai sistem penjadwalan di industri manufaktur untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan dimonitor dengan baik perkembangannya. Metode Kanban merupakan metode task management secara visual berupa papan yang terdiri dari kolom-kolom dan kartu-kartu. Papan Kanban yang paling umum terdiri dari 3-4 kolom yaitu:
  • Ide: memuat kartu ide yang masih harus dipertimbangkan lagi apakah perlu dikerjakan atau tidak
  • To-do: memuat kartu pekerjaan yang perlu dikerjakan
  • Doing: memuat kartu pekerjaan yang sedang dikerjakan
  • Done: memuat kartu pekerjaan yang sudah selesai dikerjakan
Setiap pekerjaan direpresentasikan dengan sebuah kartu yang dipindahkan dari kolom ke kolom. Kartu ide yang disetujui dipindahkan ke kolom To-do. Begitu dimulai, ia berpindah ke kolom Doing, dan setelah selesai ia dipindahkan lagi ke kolom Done. Representasi visual ini memudahkan kita untuk melihat berapa banyak pekerjaan yang masih harus, sedang, dan sudah selesai dikerjakan. 

Getting Things Done (GTD)



Dipopulerkan oleh David Allen, GTD menekankan bahwa otak manusia tidak diciptakan untuk mengingat semua hal yang harus dilakukan seseorang. Ia memiliki ide untuk memindahkan seluruh daftar pekerjaan dari otak ke sebuah sistem yang terpercaya untuk menyimpan dan mengingatkan kita akan hal-hal yang harus kita kerjakan.

GTD terdiri dari lima langkah utama:
  1. Capture - tuliskan semua hal yang ada di pikiran kita, entah itu pekerjaan atau harapan, besar atau kecil, ke dalam kotak "Inbox".
  2. Clarify - perjelas setiap hal di Inbox, apakah itu hal yang harus dijadwalkan, harus dilakukan kapan pun ada kesempatan, sebuah proyek yang terdiri dari beberapa langkah, atau sekadar referensi.
  3. Organize - letakkan setiap hal pada tempatnya, tambahkan waktu dan lokasi, urutkan sesuai prioritas, delegasikan yang tidak perlu dilakukan sendiri.
  4. Review - periksa kembali sistem kita secara rutin, baik harian, mingguan, bulanan, juga tahunan.
  5. Engage - gunakan sistem dan mulai bekerja menyelesaikan pekerjaan satu per satu.
Workflow GTD


Agile

Metode Agile merupakan pendekatan untuk mengatur pekerjaan yang kompleks (proyek) menjadi langkah-langkah yang lebih sederhana untuk diselesaikan dalam beberapa siklus pendek. Proses ini memungkinkan kita untuk mendapatkan hasil sementara dan menggunakannya untuk melakukan evaluasi dan perbaikan untuk siklus berikutnya. Walaupun berasal dari metodologi untuk membangun software, kita juga bisa menerapkan metode ini untuk berbagai proyek pribadi dan keluarga seperti berkebun atau melatih kebiasaan baik pada anak.

Metode Agile terdiri dari lima tahapan dalam setiap siklusnya:
  • Envision - perjelas tujuan yang mencakup What, Who, When, dan How
  • Speculate - brainstorming ide-ide yang bisa dilakukan untuk mencapai tujuan
  • Explore - merupakan fase eksekusi
  • Adapt - melakukan perubahan, koreksi, dan perbaikan berdasarkan hasil yang didapat untuk siklus berikutnya
  • Close - menutup siklus dan bersiap untuk siklus berikutnya.

Metode mana yang lebih cocok untuk Mama? Silakan menimbang-nimbang sesuai kebutuhan, dan segera eksekusi, ya!

Posting Komentar

0 Komentar