KonMari Gadget untuk Beberes File Digital

Coba tengok penyimpanan smartphone dan laptop Mama. Ada berapa banyak konten di sana, baik yang berupa gambar, video, atau dokumen? Apakah semuanya terorganisir dengan rapi hingga Mama bisa dengan mudah menemukan sesuatu setiap kali membutuhkannya? Ataukah sebaliknya, hingga Mama butuh bermenit-menit untuk menemukan konten digital yang kita cari? Digital hoarding adalah salah satu problem yang banyak dialami di era digital, dan jika tidak ditangani dengan baik bisa mengganggu aktivitas kita sehari-hari di dunia digital. 

Untuk mengatasi digital hoarding, mari kita tengok salah satu metode beberes yang sangat populer beberapa tahun terakhir: KonMari.  Sejak menerbitkan bukunya yang fenomenal, The Life-Changing Magic of Tidying Up, Marie Kondo dan metode KonMari kini mendunia. Manusia modern memang cenderung memiliki terlalu banyak benda, dan Marie Kondo menawarkan sebuah teknik untuk menaklukkan keinginan kita menyimpan barang secara berlebihan, juga bagaimana menyimpan barang-barang tersebut dengan rapi. 

Metode KonMari juga bisa diterapkan untuk mengatasi problem kita di dunia digital. Sebelum membahas KonMari gadget untuk berbenah konten digital, mari kita lihat dulu bagaimana fenomena digital hoarding menghinggapi banyak orang di era digital saat ini. 

Digital Hoarding

Di dunia digital, kita tidak hanya membangun keterikatan emosional dengan benda-benda fisik, tetapi juga pada file-file digital termasuk foto keluarga, email, profil media sosial, atau video favorit. Kehilangan file digital seringkali juga  menyebabkan perasaan yang sama dengan kehilangan benda-benda milik kita yang lain yang berwujud fisik. Ketika harddisk tiba-tiba rusak dan isinya belum di-backup ke tempat lain misalnya, kita juga bisa mengalami kekecewaan dan kesedihan karena kehilangan hal-hal yang berarti bagi kita. Hal inilah yang menyebabkan banyak orang menimbun file digital dalam berbagai format dan dalam jumlah besar, yang dikenal sebagai digital hoarding. 

Faktor lain yang juga mempengaruhi digital hoarding adalah kapasitas penyimpanan yang kini semakin murah dan semakin besar. Ditambah lagi, tersedia beragam layanan cloud untuk menyimpan data secara gratis (walau terbatas) seperti Google Drive atau Dropbox. Volume data yang bisa diciptakan dan distribusikan di internet juga bertambah pesat. Coba hitung saja, berapa chat, foto, video, dan email yang kita terima setiap hari melalui berbagai aplikasi?

Tak hanya yang berupa file, digital hoarding juga bisa terjadi di media sosial dan aplikasi messaging. Berapa banyak friends, akun-akun yang kita follow, atau grup-grup yang kita ikuti adalah mereka yang benar-benar ingin kita ketahui berita terbarunya? Apakah notifikasi dari media sosial dan WhatsApp mulai membuat kita kewalahan? Jika ya, maka hal-hal tersebut juga termasuk dalam kategori digital hoarding. 

Semua hal menyebabkan kita seringkali mengakumulasi konten digital hingga kewalahan untuk mengorganisirnya. Sebuah studi oleh CREST yang dipublikasikan Agustus 2020 yang lalu menyebutkan ada empat tipe digital hoarder:

  1. Accidental hoarder - mereka menyimpan banyak sekali data di email dan folder, tetapi tidak terorganisir dengan baik. Mereka merasa sekarang sudah terlambat untuk membereskannya, malas memulai ketika melihat banyaknya volume data, dan karenanya memilih untuk mengabaikannya. 
  2. Anxious hoarder - mereka menyadari ada data-data yang tidak lagi diperlukan saat ini. Namun, mereka memiliki kecemasan untuk menghapus data, khawatir jika suatu hari nanti mereka akan membutuhkannya lagi, "just in case".  
  3. Hoarder by instruction - jika bisa memilih, mereka tidak akan mengumpulkan data sebanyak itu. Data-data yang mereka kumpulkan kebanyakan terkait dengan pekerjaan atau organisasi, dan hanya disimpan karena mereka memiliki tanggung jawab untuk mengelolanya.
  4. Collector - mereka secara sadar menyimpan file digital dalam jumlah besar dan mengorganisir datanya dengan baik. Mereka memiliki rasa kepemilikan yang tinggi atas datanya, bahkan bangga karena koleksinya.

Yang mana pun kita di antara kategori di atas, kita perlu memahami bahwa digital hoarding sebetulnya memiliki beberapa resiko, antara lain:

  • menurunkan produktivitas dan efisiensi karena kita akan kesulitan mencari file yang diinginkan di antara banyaknya file yang tidak diorganisir dengan baik. Semakin lama waktu kita mencari, semakin berkurang waktu yang kita miliki untuk mengerjakan hal-hal yang memang produktif,
  • resiko keamanan, tidak mengetahui di mana data-data penting disimpan bisa menyebabkan resiko keamanan jika data tersebut hilang atau bocor tanpa kita sadari,
  • stres dan kecemasan yang muncul setiap kali membuka gadget dan melihat banyaknya file yang tidak tertata rapi,
  • dampak lingkungan, bagaimana pun juga data digital tetap membutuhkan wadah fisik untuk menyimpannya. Menyimpan data dalam jumlah besar secara online pun berarti ada server-server yang mengkonsumsi energi untuk menampung data kita.
Adakah hal-hal di atas yang pernah Mama alami selama ini gara-gara file digital yang menumpuk dan tidak tertata rapi? Agar aktivitas kita di dunia digital bisa berjalan lebih produktif dan membahagiakan, kita dapat menerapkan beberapa prinsip KonMari untuk membenahi gadget yang kita miliki.

Prinsip-Prinsip KonMari Gadget

Dalam metode berbenah KonMari, ada enam prinsip yang harus dipenuhi (6 rules of tidying) ketika membereskan ruangan. Mari kita lihat bagaimana kita menerapkan prinsip-prinsip ini untuk beberes gadget.

1. Berkomitmen untuk berbenah gadget

Commit yourself to tidying up

Kita perlu meluangkan waktu dan tenaga untuk berbenah secara sungguh-sungguh. Jika file digital kita sudah terlanjur menumpuk, kita harus mengagendakan sesi berbenah besar-besaran (major cleanup). Pilih waktu luang selama beberapa jam, misalnya di akhir pekan, kosongkan agenda lain, dan fokuskan diri kita untuk berbenah file digital. Agar tidak mengalami kelelahan fisik dan mental, bisa juga major cleanup ini kita bagi menjadi beberapa hari.

Setelah melakukan major cleanup, kita juga perlu melakukan berbenah rutin. Mau tidak mau, gaya hidup kita saat ini menyebabkan file digital akan terus muncul hari demi hari. Mama bisa memilih mengalokasikan satu waktu setiap minggu, atau bisa juga meluangkan beberapa menit sehari untuk berbenah. Jika dilakukan secara rutin setiap hari, file tidak akan terlalu menumpuk yang membuat kita malah malas untuk memulai aktivitas berbenah. Berbenah juga bisa dilakukan di sela-sela kegiatan yang lain, misalnya saat berada di antrian atau sambil menunggu cucian kering.

Strategi lain yang bisa Mama terapkan untuk berbenah gadget secara rutin adalah day theming, yaitu mengagendakan hal yang berbeda untuk dibenahi setiap hari, misalnya Senin untuk beberes pesan di WhatsApp, Selasa untuk beberes galeri foto dan video, Rabu untuk beberes email, dan seterusnya.


2. Bayangkan gadget ideal kita

Imagine your ideal lifestyle

Bayangkan tujuan akhir yang ingin dicapai. Bisa juga Mama membuat sketsa, tulisan, atau scrapbook yang menggambarkan kondisi yang ingin dimiliki setelah proses KonMari gadget berjalan. Beberapa ide berikut mungkin bisa menjadi gambaran:

  • OHIO (Only Handle It Once) - setiap email di inbox hanya ditangani sekali kemudian dihapus atau diarsipkan dari inbox.
  • Arsip foto dijadikan album-album yang bermakna.
  • Aplikasi di smartphone dikelompokkan berdasar warna atau fungsi.
  • Semua file dimasukkan folder berdasarkan area dan tanggal.
  • Percakapan di WhatsApp diarsipkan atau dihapus setelah dibaca.


3. Hapus dulu baru rapikan

Finish discarding first

Menghapus terlebih dahulu konten-konten digital yang tidak kita inginkan akan memberi kita kejelasan tentang seberapa banyak yang harus kita simpan, juga akan membuat kita lebih fokus untuk menangani hal-hal yang memang membuat kita bahagia. Menghapus sesuatu akan memberi kita pelajaran untuk masa depan. Contohnya, menghapus app yang tidak pernah kita pakai akan membuat kita berpikir lebih panjang sebelum menginstall apa pun di gadget kita. Menghapus akun dari daftar yang kita follow akan membuat kita berpikir tentang siapa saja yang sebenarnya ingin kita lihat di media sosial. 

Marie menyarankan agar kita membiarkan sesuatu pergi dengan rasa terima kasih dan syukur. Tak perlu menyesal kita pernah mem-follow seseorang yang pada akhirnya seringkali membuat kita kesal dengan unggahan statusnya. Ucapkan terima kasih dalam hati atas pelajaran yang diberikan (lain kali harus pandai-pandai memilih teman!) dan hapuslah tanpa dendam.


4. Rapikan berdasarkan kategori, bukan lokasi

Tidy by category, not by location

Kita seringkali menyimpan konten digital di beberapa tempat; di smartphone, laptop, tablet, juga di penyimpanan cloud. Jika kita berbenah berdasar lokasi, kita mungkin akan mengulangi pekerjaan yang sama berkali-kali. Sebaiknya, simpan dulu semua file di satu tempat sebelum mulai berbenah, misalnya dengan memindahkan file dan media dari smartphone dan tablet ke laptop terlebih dahulu. Kemudian, benahi setiap kategori satu per satu seperti email, kontak, foto, video, dokumen, juga "komono digital" berupa segala macam pernak pernik digital yang ada di gadget kita.


5. Mulai dari yang termudah

Follow the right order

Untuk berbenah rumah, Marie Kondo menyarankan untuk memulai dari kategori yang paling mudah seperti baju dan mengakhirinya dengan kategori yang paling menantang yaitu hal-hal yang mengandung nilai sentimental. Memulai dengan sesuatu yang mudah akan membuat kita mendapat reward secara langsung atas usaha kita. Seiring perjalanan, keterampilan berbenah dan energi kita akan meningkat sehingga kita akan mampu menangani kategori yang lebih sulit. 

Kita juga dapat menerapkan hal yang sama ketika berbenah gadget. Foto-foto dan video umumnya merupakan hal yang sentimental sehingga Marie pun menyarankan untuk membenahinya di akhir. Kita dapat memulai dari hal-hal yang umumnya tidak mengandung nilai sentimental seperti email, perangkat elektronik (kabel, charger, dll), kemudian berlanjut ke aplikasi, film dan lagu, dokumen, catatan, dan baru kemudian foto serta video.


6. Tanya diri sendiri apakah hal ini "spark joy"

Ask yourself if it sparks joy

Salah satu yang membuat metode KonMari unik adalah konsep spark joy. Ia tidak menanyakan, "Apakah file ini tidak pernah dibuka lagi sejak 2 tahun yang lalu?" atau "Hapus satu foto setiap mengambil satu foto baru". Perasaan kitalah yang menjadi standar kapan kita harus menyimpan atau menghapus sesuatu, karena "joy" atau kesenangan adalah sesuatu yang personal dan bisa berbeda antara satu orang dengan yang lain. Dalam hal konten digital, selain spark joy kita juga bisa menyimpan hal-hal yang penting, seperti salinan dokumen kependudukan, pendidikan, atau keuangan. 


Seperti halnya rumah yang rapi, "rumah digital" yang rapi pun akan memberikan kita ketenangan dan fokus saat beraktivitas. Setelah memahami prinsip-prinsipnya, Mama  bisa mulai mengaplikasikannya pada berbagai kategori, termasuk:

Selamat beberes!


Artikel ini merupakan bagian dari seri KonMari Gadget.

Posting Komentar

0 Komentar