Tips Merapikan File Digital



Siapa yang sering kesulitan mencari-cari file yang dibutuhkan di komputer? Banyaknya urusan yang saat ini dikerjakan menggunakan komputer menyebabkan koleksi dokumen kita semakin bertambah dari hari ke hari. Jika tidak dirapikan dengan baik, kita akan kesulitan untuk mencari file tertentu ketika dibutuhkan. Berikut ini beberapa tips yang dapat Mama gunakan untuk merapikan file digital.

1. Hapus yang tak perlu

Telusuri setiap lokasi penyimpanan, identifikasi file-file yang sudah tidak kita perlukan, duplikat, juga file yang berkualitas buruk untuk dihapus.

2. Backup dokumen penting keluarga

Memiliki salinan dokumen penting keluarga dalam bentuk digital akan sangat memudahkan kita dalam berbagai urusan. Sebaiknya, salinan digital dokumen penting kita simpan di penyimpanan cloud seperti Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, dan lainnya. Dengan cara ini, kita akan dapat mengakses dokumen tersebut dari mana pun serta lebih mudah membagikannya pada orang lain jika diperlukan. Beberapa dokumen yang mungkin perlu kita simpan salinan digitalnya antara lain:
  • akte kelahiran
  • KTP
  • Kartu Keluarga
  • surat nikah
  • paspor
  • SIM
  • ijazah dan transkrip
  • surat tanah dan bangunan
Gunakan scanner untuk membuat salinan digital dokumen-dokumen tersebut dan simpan di cloud service pilihan.

3. Buat aturan penamaan file

File berjudul Untitled_34.doc tidak akan membantu kita untuk menemukannya kembali di masa depan saat membutuhkannya lagi. Berikut ini beberapa tips penamaan file yang bisa dicoba:
  • Aturan penamaan harus digunakan secara konsisten
  • Ganti nama file segera setelah disimpan
  • Menggambarkan isinya, misalnya memuat nama penulis, judul tulisan, nama proyek, nama organisasi, dll.
  • Tidak terlalu panjang, karena tidak setiap software bisa menangani nama file panjang dengan baik
  • Hindari penggunaan karakter spesial seperti *\<|?/&$#
  • Tambahkan format tanggal YYYYMMDD untuk memudahkan pengurutan secara kronologis
  • Tambahkan nomor versi untuk file yang diperbarui beberapa kali seperti draft tulisan
Contoh: 20201101_DraftLaporanKeuanganRW_v1.doc

4. Gunakan sistem folder

Ada banyak metode membuat struktur folder untuk merapikan file digital kita. Tidak perlu terburu-buru, ambil waktu untuk memikirkan dan merancang hirarki folder yang paling sesuai dengan kebutuhan. 

Sebagai inspirasi, salah satu metode yang dapat kita gunakan adalah sistem PARA  (Projects - Areas - Resources - Archives) dari Forte Labs. Keempat bagian tersebut merepresentasikan kategori teratas dari sistem folder kita. 
  • Projects. Sebuah proyek adalah kumpulan pekerjaan yang memiliki tujuan dan batas waktu yang jelas, misalnya "Menulis buku solo" atau "Membuat kolam ikan". Folder Projects memuat subfolder untuk setiap proyek yang sedang kita kerjakan saat ini.
  • Areas. Merupakan area kehidupan dengan standar yang ingin kita jaga sepanjang waktu seperti "Keuangan", "Kesehatan", "Parenting", atau "Menulis". File-file yang terkait setiap area disimpan dalam folder sesuai namanya.
  • Resources. Berisi topik-topik yang sedang kita minati tapi tanpa tujuan atau standar tertentu yang ingin dicapai saat ini seperti "Kopi", "Desain Interior", atau "Saham".
  • Archives. Berisi topik-topik yang sudah tidak aktif dari ketiga kategori lainnya seperti proyek yang sudah selesai atau batal, area yang tidak ingin kita jaga lagi standarnya, atau topik yang sudah tidak kita minati lagi.
Sistem folder yang sudah kita pilih sebaiknya diterapkan di setiap penyimpanan yang kita perlukan, baik penyimpanan offline (laptop, hard disk eksternal), cloud, juga email.

Sistem PARA diterapkan secara konsisten di berbagai program (via Forte Labs)


5. Gunakan shortcuts dengan cerdas

Agar pencarian bisa berlangsung lebih cepat, kita bisa membuat beberapa shortcuts (pintasan) file atau folder yang sedang sering kita akses. Di Windows, shortcuts bisa kita tambahkan di desktop atau juga di menu Quick Access di File Explorer. 


Pin folder yang sering diakses di menu Quick access File Explorer Windows

Menggunakan background dengan kategori seperti di atas bisa membantu kita merapikan shortcuts di desktop (via HiPWallpaper)

Jangan lupa untuk berhati-hati dengan shortcuts, jika tidak rajin kita rapikan dan kurangi secara rutin, bisa-bisa malah tercipta clutter baru di perangkat kita.


Bagaimana, sudah terbayang ingin dirapikan seperti apa file-file digital kita? Selamat beberes!



Artikel ini merupakan bagian dari seri KonMari Gadget.

Posting Komentar

0 Komentar